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2018/09/15コラム

プライバシーマークの取得!個人情報を適切に取り扱うオフィスづくりを

企業の受付やホームページなどでよく見る「P」のマーク。これは「プライバシーマーク」と言って個人情報を適切に取り扱っている企業へ付与されるライセンスのようなものです。
近年は受注条件としてプライバシーマークの取得をあげている企業や公的機関も多いです。
以前にも触れまたが、プライバシーマークの取得とオフィスレイアウト、デザインは切り離せません。

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おさらい!プライバシーマークとは?

プライバシーマークは個人情報を適切に取り扱う企業へ付与される第三者認証です。
付与の有効期限は2年。
更新は可能ですが、有効期限が終了する8カ月前から4ヶ月前までに申請を行わなければいけません。尚、期限が切れているのにも関わらずPマークを使用しているのを確認されるとプライバシーマークの公式ホームページで社名を挙げられ、消費者へ向けて注意喚起されます。もちろん、1度も付与されていないのにも関わらず掲載していても同様です。

 

【プライバシーマークの目的】

・Pマークを消費者に示すことで、消費者の個人情報保護に対する意識の向上を図る
・事業者が個人情報保護への意識の高まりに応え、社会的信頼を得る

 

【プライバシーマーク取得のメリット】

・消費者や取引先の信頼度を高めることができる
・官公庁の入札へ参加できる
・競合と差別化を図ることができる

 

プライバシーマークを取得する業種で多いのは?

機密や個人情報を多数取り扱う企業は特にプライバシーマークを取得しておくと競合との
差別化が図れ、プレゼンや入札など有利に働くことがあります

(一例

・人材派遣会社
・IT会社
・印刷会社
・ネットショップ
・クリニック
・不動産業者

 

オフィス規模で適切な取り扱いを

プライバシーマークを取得するために最も重要なのはオフィス環境です。

 

▶入退室管理

個人情報を取り扱うスペースは入退室の管理を徹底します。
「誰か・いつ・どのような目的」で何時に入室し、何時に退出したのかを管理できるようにしましょう。名簿の記入ルールを徹底する・入退室管理システムを導入するなど、オフィス規模に合わせて検討してください。
また、サーバー室のセキュリティは社外の人間や権限のない社員が簡単に入室できないようにすることが適切です。

 

▶収納・保管・破棄

個人情報の記載がある書類・媒体を収納する場所の確保と施錠はもちろん、適切な破棄のルールが必要です。鍵付き書庫やシュレッダーなどの設備を整え、管理者の制限を行いましょう!

 

▶オフィスレイアウト

来客スペースから個人情報を取り扱う場所が見えないようにする・社員が扱うパソコンのディスプレイが外から見えないようにするなど、オフィスのレイアウトについても考えてなくてはいけません。

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プライバシーマーク取得のためのオフィスづくりはサン・プランナーへ!

サン・プランナーでは、プライバシーマーク取得のためのオフィスづくりのご相談を承っております。入退室の管理、セキュリティ確保、個人情報の収納・保管、事務所スペースのレイアウトなどあらゆることを考慮し、オフィス規模に合った最適な方法をご提案させていただきます。
また、プライバシーマーク取得済みのオフィス移転でお悩みの方も是非ご相談ください。

株式会社サン・プランナー 052-219-4545

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