昨今、コロナ禍におけるワークスタイルの変化に伴って働き方改革が進み、その影響でフリーアドレスオフィスを取り入れる企業が増えています。
フリーアドレスには多くのメリットがありますが、企業の働き方によって向き不向きがあるため、業務内容を踏まえたうえで導入の要否を見極める必要があります。
また導入する際は、働きやすさを損なわないよう、様々な点に留意しましょう。
今回は特に重要な収納面にスポットを当て、フリーアドレスのオフィスづくりについてご紹介していきます。
INDEX
1．フリーアドレスとは
2．フリーアドレス導入の際の留意点
3．フリーアドレスオフィスの収納の作り方
4．まとめ
1．フリーアドレスとは
フリーアドレスオフィスとは、従来のような個人専用の固定席を設けずに、執務スペースを自由に選択できるオフィスです。
固定の席を設けないことによって、次のようなメリットがあります。
・働きやすさ向上
フリーアドレスにすることで、業務内容やその日の気分に合わせて自分で自由に席を選ぶことができます。
そうすることで仕事の自由度が上がり、働きやすさに繋がります。
また、他部署とチームを組んで働くことの多い業務の場合、打ち合わせがしやすい環境は業務の効率化も期待できます。
・コミュニケーション活性化
従来の固定席では部署内での交流が主となるため、他部署とのかかわりは希薄になる傾向がありました。
しかし、作業する場所を自由に選択できるフリーアドレスでは、部署や部門の垣根を越えた交流が可能となり、社内全体のコミュニケーション活性化が期待できます。
・オフィス縮小化
固定席からフリーアドレスに変更することで、オフィスの縮小化も実現できます。
在宅勤務を導入して社員の出社日を分散し、出社しない社員の空間を有効的に活用することで必要なスペースが減少します。
このようにオフィスを縮小化することは、経費の削減に繋がります。
フリーアドレスには様々なメリットがありますが、全ての企業に適した働き方であるとは言えません。
例えば、ノートパソコンで業務ができる企業や、部署を越えたコミュニケーションが重要な場合はフリーアドレスが好ましいですが、集中して作業することが多い業務や、個人情報・機密情報を取り扱うことの多い企業の場合はおすすめできません。
多くの企業は固定席を残しつつフリーアドレスを導入することで、その問題を解消しています。
それぞれの企業・部署の業務内容を十分に考慮したうえで、フリーアドレスの導入を検討しましょう。
2．フリーアドレスにする上での留意点
フリーアドレスには様々なメリットがありますが、導入するためにはいくつか留意点があります。
交流しやすいオープンな環境となるからこそ、それが弊害にもなり得るのです。
フリーアドレスオフィスにするためには、次のことに注意してオフィスづくりをしましょう。
・環境の整備
フリーアドレスを導入するためには、はじめに環境を整える必要があります。
社員全員にノートパソコンやタブレットを貸与し、電源や配線等の整備を行いましょう。
スムーズに業務を遂行するためには、どの席においても電源やWiFiWi-Fiが使えるような設備が必要になります。
また、場所を選ばずに業務に取り組めるように紙の資料を電子化しましょう。
ペーパーレス化によって空間やコストの削減にも繋がる他、在宅勤務やテレワークにも移行しやすくなる等、様々な効果が期待できます。
・セキュリティ対策
フリーアドレスの導入で開放的な空間になることで、機密情報が漏洩するリスクが高まります。
オープンなスペースでは重要な情報についてのやりとりは行わない、機密資料の厳重な管理、エントランスのセキュリティレベルを上げるなどの対策が必要です。
・集中して業務を行えるスペースを設置
オープンな空間ばかりになると集中したい人にとっては居心地が悪い空間になりかねません。
また、コミュニケーションが取りやすい開放的な環境が増えるため、プライベートな空間が少なくなります。
それによってストレスを感じてしまったり、集中力の低下にともなって生産性も低下する恐れがあります。
フリーアドレスの導入をするのであれば必ずパーソナルな空間を確保し、仕事に集中するための環境を整えましょう。
・一体感の低下
フリーアドレスによって様々な人との交流が増える分、部署や部門ごとの一体感が希薄になる恐れがあります。
また、社員がどの席にいるかの把握が難しくなるため、個々人の作業の進行度合いの把握も難しくなります。
そうした問題の対策として、グループアドレスといった限られたグループ内での席の自由化やオンラインチャットによるこまめな情報の共有など、企業の働き方にあったものを選択し、一体感の低下を防止しましょう。
フリーアドレスの導入には様々な留意点がありますが、最も大きな問題となるのは収納場所の減少です。
ここからは、収納方法の具体例についてご紹介します。
3．収納の具体例
フリーアドレスの導入に伴い、デメリットの一つとなるのが収納の不便さです。
固定席の場合は机や引き出しに荷物を置いておくことができますが、毎日異なる席に着くフリーアドレスではそれが難しく、その点においてはデメリットとなる可能性があります。
そのため、今回はフリーアドレス導入の際の収納のつくり方についてご紹介します。
・共有収納スペース
フリーアドレスでは私物が必要以上に保管できなくなるため、社員が共有で使用できそうなペンや書類はできる限り共有しましょう。
オフィスの中央や社員がよく通る場所にこのスペースを設置することで、利便性が向上します。
また、場の共有によって社員同士の接点が増えるため、社内のコミュニケーションを活性化できます。
・個人ロッカー設置
フリーアドレスの導入に伴い、収納方法として最も多い方法がロッカーの設置です。
固定席が無くなることで社員が毎日自宅から荷物を運ばなければならない手間や負担を省くためにも、個人用ロッカーを取り付けましょう。
個人用のロッカーはプライバシーが守られるというメリットに加え、書類の整理や管理もしやすいという特徴があります。
個人ロッカーは出入り口に近い場所に設置し、出社・退社時にスムーズに業務に取り掛かれるようにしましょう。
・モバイルワゴン設置
オフィスの縮小化を検討している場合や、空間や費用面に限りがある場合はモバイルワゴンを導入しましょう。
ワゴンは、ロッカーと同じように書類や筆記用具等、必要なものを収納することができます。
一気に多くのものを運ぶことができるため、ロッカーまで何度も往復したり忘れ物を取りに行く手間がありません。
必要なものが揃ったワゴンを移動させて仕事するため、どの席に座ったとしても即座に仕事環境を整えることができます。
また、仕事後はデスクにものを置いて行けないため、固定席のようにデスクが煩雑になることもありません。
収納場所も限られているため必要以上にものを溜め込むこともなくなり、計画的に書類の管理をすることができます。
・収納を機能的にするためのアイテム
【持ち手つきファイルボックス】
収納にロッカーを選択した際は、社内用の持ち運び用グッズを導入しましょう。
持ち運び用のファイルボックスやトートバックがあると便利です。
特にファイルボックスは書類の収納に長けていてロッカーにも納まりがよく、自立することも利点です。
デスクの上に置いても煩雑な印象を与えません。
【強力マグネットフック】
出勤時に使用する鞄を社内で持ち運びたい場合や、社内トートバックを導入する際、マグネットフックがあると便利です。
デスクのスチール部分につけられる強力なマグネットフックを利用することで、引き出しなどがないデスクの貴重な収納スペースになります。
4．まとめ
以上、フリーアドレスの導入とその際の収納のつくり方についてご紹介しました。
フリーアドレスはメリットも多いですが、注意点も多数あるため、それらの対策を行ったうえで導入することが重要となります。
なかでも収納場所・方法については、特に検討が必要です。
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