コロナ禍におけるワークスタイルの変化に伴い、働き方改革が一層求められるようになりました。
その一環として、多くの企業がサテライトオフィスを取り入れています。
サテライトオフィスは近年になって注目を集め始めたため、聞き馴染みのない方も多いかもしれません。
今回は、サテライトオフィスを開設するメリットについてご紹介します。
INDEX
1．サテライトオフィスとは
2．サテライトオフィスの種類
3．サテライトオフィスは専用型と共用型がある
4．サテライトオフィスのメリット
5．サテライトオフィスの留意点
6．まとめ
1．サテライトオフィスとは
サテライトオフィスとは、企業・官公庁・団体が、本社や本部から離れた場所に設置する小規模オフィスのことです。
衛星という意味を持つ英語の「satellite」が語源で、惑星に見立てると、本拠地の周りに衛星のように設置されることから命名されました。
支社や支店と同義であると思われがちですが、業務全般を扱うことができるような本格的な設備が整っている支社に対して、必要最低限の設備で構成されているのがサテライトオフィスです。
日本で初めて設置されたのは1988年ごろですが、感染症の流行やIT化に伴う働き方の変化によって、近年再び注目されるようにました。
オフィスのあり方は時代に合わせて多様化しているため、サテライトオフィスの需要は今後も増加していくでしょう。
2．サテライトオフィスの種類
サテライトオフィスは開設する場所によって3つに分類されます。
・都市に設置されたサテライトオフィス
都市にサテライトオフィスを開設する企業の多くは、地方に本社を構える企業です。
都心部に住む方が地方に移住することなく働けるようになるため、人材の確保がしやすくなります。
また、生産性や社員の働きやすさ向上のために、本社と同じ都市圏にサテライトオフィスを設ける企業もあります。
・地方に設置するサテライトオフィス
地方にサテライトオフィスを開設する企業のほとんどは、都市部に本社を構える企業です。
近年、BCP（事業継続）対策のために本拠地から離れた土地にサテライトオフィスを設置する企業が多くみられます。
また、オフィスを地方に設置することは、新規事業や事業拡大のチャンスにもなります。
・郊外に設置するサテライトオフィス
郊外にサテライトオフィスを開設する企業のほとんどは、都市部に本社を構える企業です。
ベッドタウンにオフィスを設置することで、社員の通勤時間や交通費を抑えることができます。
3．サテライトオフィスは専用型と共用型がある
サテライトオフィスには、それぞれ都市・郊外・地方に設置される3つの種類があるとご紹介しました。
しかし、オフィスの開設には立地だけでなく、コスト・規模・付帯設備などのさまざまな面から検討する必要があります。
費用を抑えたい場合は、規模や立地の他に、オフィスの様式を検討してみましょう。
サテライトオフィスには専用型と共用型の2通りの様式があり、希望する費用や規模に応じたタイプを選択することができます。
専用型サテライトオフィスは、初期費用やランニングコストが高くなります。
一方で共用型サテライトオフィスは複数の企業で利用するためセキュリティ面でのリスクはありますが、ランニングコストは抑えられます。
オフィスを開設する際には、初めに企業として何を重要視するかを考え、それらの優先順位に沿って物件を選択しましょう。
4．サテライトオフィスのメリット
サテライトオフィスの設置には、様々なメリットがあります。
・生産性向上
サテライトオフィスを開設することで、通勤時間や移動時間を削減できます。
出勤するオフィスを各自で選択できるようにすることで、社員は本社とサテライトオフィスのうち、自宅から近い方への出勤が可能になります。
また、営業活動が多い企業は営業先から近いオフィスへの帰社を可能にすることで、最低限の移動時間と交通費に抑えられます。
移動時間の短縮やストレス軽減によって生産性が向上し、さらにコストの削減にもつながります。
・人材確保
社員の中には、育児や介護と両立しながら仕事に従事する人もいます。
育児・介護は時間や場所に制約がある場合がほとんどで、次第に仕事との両立が難しくなって多くの人が離職してしまいます。
しかし、豊富な経験を持つ優秀な人材が退職してしまうことは、企業にとって大きな損失です。
サテライトオフィスの設置によって時間や場所にとらわれないような環境を整えることで、離職率の低下に加えて新たな人材の確保にもつながります。
・BCP（事業継続計画）対策
「BCP」とは、企業が自然災害や火災などの緊急事態に直面したときに損害を最小限に留めつつ、事業の継続と早期復旧を可能にするための計画のことです。
たとえ情報のバックアップをとっていたとしても、本社のみでそれを保管していた場合、その場所が被害に遭えば全てのデータが消失してしまう可能性があります。
また、災害があった場所で再度仕事ができる環境が整うまでにはかなりの時間を要します。
本社から離れた場所にサテライトオフィスを設置することでリスクを分散でき、緊急事態に直面した際も事業の継続が可能になります。
・優秀な人材の獲得
オフィスを全国複数箇所に設置すると、より多くの土地での求人が可能になるだけでなく、働ける地域が限られている優秀な人材を確保することも可能になります。
5．サテライトオフィスの留意点
サテライトオフィスには様々なメリットがありますが、同時に注意しなければいけない点も多数存在します。
サテライトオフィスの開設によるデメリットと、その対処方法をご紹介します。
・コミュニケーションの減少
サテライトオフィスの開設によって本社や支店から離れた場所で勤務することで、物理的な距離が生じます。
離れた場所で仕事するようになると、プロジェクトを進行するうえでのチームワークが取りづらくなったり、社員同士の仕事の進捗状況や部下の業務中の勤務態度の把握が困難になるなど、円滑なコミュニケーションが難しくなります。
遠隔地でもオンラインで会議が行えるWeb会議システムや、簡単にメッセージをやり取りできるビジネス用チャットツールを導入することで、コミュニケーションの減少を防ぎましょう。
・セキュリティ面でのリスクが増加
サテライトオフィスの設置によって本社とデータを分散させることで緊急時のリスク対策にはなりますが、同時に情報漏洩の危険性は高まります。
特に、多くの利用者が出入りする共用型サテライトオフィスや、民間のレンタルオフィスをサテライトオフィスとして活用する場合には注意が必要です。
情報が入ったパソコンやタブレットの盗難や、電話や会議中の話し声が漏れることで、情報が漏洩する危険性があります。
社員が使っているIT機器のセキュリティ環境を整えることや、そもそもサテライトオフィスでは機密情報を管理しない等の対策をして、高いセキュリティ性を保つことが重要です。
6．まとめ
以上、サテライトオフィス開設のメリットと注意点についてご紹介しました。
サテライトオフィスには生産性向上や人材の確保などのメリットがありますが、同時にさまざまな注意点があるため、十分な対策を行ったうえで開設を検討しましょう。
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