ビジネスのあらゆるシーンにおいて重要なコミュニケーション。
近年は、円滑なコミュニケーションを目指すオフィスデザインにも注目が集まっています。
コミュニケーションをデザインするとは何か、オフィスレイアウトの具体例を挙げながら、コミュニケーションのデザインについてご紹介します。
INDEX
1．ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性
2．コミュニケーションをデザインするということ
3．オフィスのコミュニケーションを円滑化するメリット
4．オフィスにおけるデザインの具体例
5．まとめ
1．ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性
ビジネスにおけるコミュニケーションというと、営業スキルや出世術のように思われがちですが、事務や会議など社内で完結する業務においてもコミュニケーションは重要です。
職場内で業務をスムーズに進めるためには、昔から「報・連・相（ほうれんそう）」が大切と言われていますし、認識のずれや連携ミスを防ぐためにもコミュニケーションは必須です。
職場でどのような立場、階層にいても、円滑な業務のためには一定のコミュニケーションスキルが求められると言っても過言ではないでしょう。
2．コミュニケーションをデザインするということ
では、ビジネスシーンに必須のコミュニケーションをデザインするということは、一体どのようなものなのでしょうか？
コミュニケーションのデザインは、次のような視点を軸に検討していく必要があると考えられています。
・言語
ベテラン社員しか分からない業界用語が飛び交って、新人や転職者が会話から取り残されてしまう、日本語を母語としない海外の従業員が必要な情報を得られない、という環境は健全なコミュニケーションが行われているとは言えません。
マニュアルの整備や翻訳機能を備えたチャットツールの導入などを検討して、従業員の誰しもが円滑に情報共有できる環境を目指しましょう。
・距離と時間
外回りや出張する社員が多いのに、「誰がどこにいるのか」、「何のために社外へ出ているのか」、「何時に帰社するのか」が曖昧になっていると、業務に支障が出たり、思ったように会議が開けなかったりと効率が悪くなります。
カレンダーアプリの導入や、Googleカレンダーの活用など、誰がどこにいるのか、いつ出社するのかが一目で分かるシステムを使うと、ストレスなく働けるようになるはずです。
・今ある環境の改善と変更
コミュニケーションのためのオフィスデザインは、「一から作る」よりも「あるもののアップデートをする」方が効果が高いとされています。
今ある環境の改善点を事前に洗い出して、不便に感じるところや足りないところを補うような変更を行うことで、働きやすくコミュニケーションが活発になりやすいオフィス環境を整えることができます。
3．オフィスのコミュニケーションを円滑化するメリット
オフィスのコミュニケーションを円滑にすると、次のようなメリットが得られます。
企業の成長にもつながるメリットなので、たかがオフィスレイアウトとは思わず、検討していくことをおすすめします。
・会社全体の動きが可視化される
会社で誰が・どの部署で何をしているか把握することで、会社全体が同じ方向を向いているかを可視化できます。
会社としての方向性を定めても従業員がそれを理解していなかったり、バラバラの方向を向いていたりすると、目標を達成することは難しいでしょう。
会話を通して、全体の動きを常に可視化して、必要なら軌道修正を行っていくのが重要です。
・業務効率化によって生産性が向上する
コミュニケーションが少ない会社は、「報・連・相」が機能していないので、再確認や修正といった本来はなくてもいい小さな手間が増える傾向にあります。
コミュニケーションを活発化させて不要な手間を省くことで、業務効率を改善できる可能性が生まれます。
小さなことと思われるかもしれませんが、「塵も積もれば山となる」というマインドで小さなことから始めていきましょう。
・離職率を低くできる
社員が孤立していると感じたり、トラブルを誰にも言えずに悩んだりしていると、会社全体の離職率も高くなりがちです。
気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えることで、働きやすさも高まっていき、中長期的に離職率を下げることができるはずです。
4．オフィスにおけるデザインの具体例
では、具体的にオフィスにおけるコミュニケーションのデザインについて見てみましょう。
・パーテーションを取り去って気軽なコミュニケーションを誘発
パーテーションは、集中したいスペースを作ったり、機密性のある情報を取り扱う業務を行う部署にとっては便利ですが、気軽なコミュニケーションを目指す場合は人同士を阻む「壁」になってしまいます。
仕切りが不要なところは外す、必要なところだけパーテーションを使うというようにメリハリをつけることで、風通しの良いオフィスを作ることができます。
・ホワイトボード代わりになる塗料を塗ってどこでも会議室に
壁に、ホワイトボードとしても使える塗料を塗ることで、どこでもちょっとした会議ができる環境が作れます。
外回りが多い職場でも、ホワイトボードにメモを置いておくだけでコミュニケーションの活発化を目指せるでしょう。
・あえて座席を作らない気軽な立ち話スペースを設ける
オフィスのコミュニケーションを活発化させようと思った時、つい椅子を置いてゆっくりできる環境を整えて、と考えてしまいがちです。
しかし、あえて座席を作らずにサクッと立ち話をして業務に戻れるような場所を作ることで、気軽な雑談が増えるケースもあります。
背の高いテーブルを置いておけばPCやタブレットを使って短時間のミーティングを行うこともできるので、会議の時間短縮を図ることもできます。
・デスクをランダムにレイアウトして動線にバリエーションをつける
整然と並んだデスクレイアウトは、自分のデスク、トイレ、休憩室などを行き来する際に同じ動線を通ることになります。
しかし、ジグザグなどあえてランダムなレイアウトにすることで、従業員は毎回違う動線を辿ることができ、これまで接点のなかった社員同士のコミュニケーションが生まれやすくなります。
・コピー機の横に作業スペースを設けて他部署間の交流の場を作る
多くの人が共有するコピー機の近くに、書類を綴じたりペーパーを読んだりできるスペースを作ることで、普段交流のない社員同士が協力したり、会話したりできるようになります。
また、自席に戻って作業をする必要がなくなるので、業務効率化も図ることができます。
・カフェスペースで打ち解けられる雰囲気を演出
オフィスのスペースに余裕があれば、カフェスペースを設けて、わざわざ外出しなくても休憩できるように環境を整えることも効果的です。
飲み物や軽食によって、打ち解けやすい雰囲気を作ることができるので、コミュニケーションを活発化しやすく、リフレッシュできて業務効率化も期待できます。
5．まとめ
オフィスのコミュニケーションは、オフィスのデザインを変更することで活発化させることができます。
働きやすさを高めて、社員にとってオフィスを居心地の良い場所にしませんか？
ここに挙げた具体例はほんの一部で、オフィスの数だけコミュニケーションを促進するレイアウトが存在します。
オフィスの風通しに悩んでいる、レイアウト変更を検討しているという場合は、お気軽にお問い合わせください。
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