近年オフィスに求める要素が増えており、単なるワークスペースではなく、より快適な空間を望むお客様が増えています。そしてより良い空間を低コストで実現するために小規模オフィスの需要が高まっています。
こちらの記事では、小規模オフィスの開設・移転をご検討されているご担当者様に、小規模オフィスのメリットと選び方、おすすめのレイアウトについてご紹介していきます。
INDEX
・小規模オフィスのメリット
・小規模オフィスの選び方
・小規模オフィスのお勧めレイアウト
・まとめ
小規模オフィスのメリット
小規模オフィスのメリットは大きく分けて3つあり、「固定費のコスト削減」「生産性の向上、業務の効率化」「統一感のあるオフィスデザイン」が挙げられます。
固定費のコスト削減
1つ目のメリットは、オフィスの賃料や光熱費など、固定費の負担を大きく抑えられることができます。
オフィスを借りる際に必要となる敷金（保証金）や賃料などは、基本的にはオフィスの規模が大きいほど高く、規模が小さいほど安くなります。そのため小規模オフィスであれば、固定費を抑えることが可能です。
また、デスクやイスなどの什器も、オフィスが狭いほど少なくなるため、初期費用を抑えることが可能です。
生産性の向上、業務の効率化
2つ目は、社員同士の距離が近くなりコミュニケーションが取りやすくなることから生産性の向上、業務の効率化が期待できます。
自席から声が届く範囲にメンバーがいれば、ちょっとしたことでも相談しやすくなり、結果としてコミュニケーションの活性化に繋がります。
社員同士の距離が近くなることにより、他の社員がどんな仕事をしているのか、どのくらい仕事が進んでいるのかなど状況の把握がしやすくなり業務の効率化も期待できます。
統一感のあるオフィスデザイン
3つ目のメリットは、オフィス全体のデザインを統一しやすくなることです。
近年オフィスデザインに注力する企業も増え、採用活動にも影響するなど、オフィスデザインをはじめとした企業ブランディングは大変重要になってきています。
小規模オフィスにすることにより、什器の点数は少なくなり、１点１点にこだわって高品質で高性能なものを揃えることも可能になります。
オフィスの環境をよくすることで、社員の満足度が向上するだけでなく、訪問客へのイメージアップにもつながります。また、オフィスをホームページなどでアピールすることで、優秀な人材の採用にも繋がります。
小規模オフィスの選び方
オフィスを選ぶ際、まず何を基準に選べばよいでしょうか。「立地」「設備」「契約条件」別にまとめましたので参考にしてください。
立地
オフィスをどの地域にするかということは重要なポイントです。
地域には特色やイメージがあり、オフィスがどの地域にあるのかによって周囲に与えるイメージに影響があります。イメージのいい地域にオフィスを構えることができれば、会社のイメージアップにもつながります。さらに、事業に関連する業種が集まっている地域を選ぶことで、業務の効率化や販路の拡大も期待できます。
また、最寄り駅からオフィスまでの時間や経路も重要です。来客が多い業種であれば、駅から近い地域で探すなど、業種やオフィスの用途に合わせて地域を決めましょう。
設備
共用部分のキレイさも大事なポイントです。
オフィス共用部分が汚れていると、来客が多い業種であればイメージダウンにつながる可能性があります。廊下やエレベーターやトイレなどの共用部分が清潔に使われているか確認をするようにしましょう。
また、共用部分の清掃はどれくらいの頻度で誰が行うのか、ごみの集積所の状況はどうなっているかといったことも一緒に確認するようにしましょう。
契約条件
どのような契約を結べるのかもポイントです。
オフィスの開設・移転の目的や、入居の期間によって契約条件をしっかりと確認することが重要になります。短期間で再度移転する可能性がある場合、契約期間が長いオフィスは避けたほうがいいでしょう。移転後の事業の成長へ環境の変化など、あらゆる状況を想定して契約条件をしっかりと確認しておきましょう。
小規模オフィスのお勧めレイアウト
職種や業務内容によって働きやすいレイアウトは異なってきます。
仕事に集中しやすい机の向き、動きやすい導線など、日々の仕事内容をイメージして生産性が高まるレイアウトを考えることが重要です。社員から予め要望を聞いておくのもよいでしょう。
ここでは小規模オフィスのお勧めのレイアウトを職種別でまとめたので参考にしてください。
職種別のお勧めレイアウト
さまざまな職種に向いている：対向式（島型）レイアウト
デスクを向かい合わせに配置するレイアウトです。
隣や、向かい合わせの席の社員ともコミュニケーションが取りやすい点が大きな特徴です。
一カ所にまとめてデスクを配置することで、小規模オフィスでもスペースを効率よく使えます。
共同作業を必要とする企画開発職などに向いている：背面対向式レイアウト
背面対向式レイアウトは社員同士が対面しないように背中を向け合うレイアウトです。
お互いの視線を気にせずに業務ができる一方で、横と後ろに社員がいるためコミュニケーションが取りやすい点が大きな特徴です。
デスクの間にテーブルなどを設置して簡単なミーティングができるスペースを作ることで、小規模オフィスでもスペースを効率よく使えます。
外出が多い営業職やテレワークが多い職種などに向いている：フリーアドレス型レイアウト
社員の席を固定するのではなく、デスクとイスだけを用意し、空いている席に自由に座って業務を行うレイアウトです。
デスクの配置としては対向式レイアウトを用いることがほとんどですが、外出している社員がいた場合にスペースを効率よく使える点が特徴です。
社員全員分の座席を準備しないため、小規模オフィスでも必要最低限の什器でスペースを効率よく使えます。
まとめ
小規模オフィスはオフィスの賃料や光熱費など、固定費の負担を大きく抑えることができますが、限られたスペースを効率よく使うことが大切になります。
上記で述べたようなレイアウトだけでなく、目的に応じて機能的なスペースを設けるためにパーテーションと収納を兼用した什器を活用するなど、スペースを効率よく使えるように検討しましょう。
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