オフィス環境は、整備することで従業員の意欲を刺激して、活発なアイデア交換を促進します。
活発な意見交換ができる環境は、従業員の働きやすさや業務効率の改善とも密接に関係していて、これらは中長期的な企業戦略にも影響を及ぼします。
今回は、「チームメンバーが集まり、アイデアを交換し、協力して仕事を進めるためのオフィス環境」と題して、共有スペースを作ることのメリットとデメリット、共有スペースの作成例などをご紹介したいと思います。
INDEX
1．オフィス環境について
2．共有スペースを作るメリット
3．共有スペースを作るデメリット
4．アイデア交換の重要性
5．社内のコラボレーション促進に役立つ共有スペース例
6．まとめ
1．オフィス環境について
オフィス環境は、業務効率を高めるために大切な要素です。
例えば、空調が壊れていてコートを着ていても震えるほど寒いオフィスで仕事をするよりも、一年中快適な温度が保たれているオフィスで仕事をする方が、捗るでしょう。
よくフリーズしてしまう性能の良くないPCで仕事をするよりも、必要なソフトがそろっている操作性に優れたPCで仕事をした方が早く業務をこなせるはずです。
オフィス環境を重視しないと、従業員の働く意欲を削いでしまいます。
動線が混乱する、全員が快適に座れる会議室がない、デジタル機器の数が従業員に対して圧倒的に足りない、明るすぎる、暗すぎる、トイレが遠い、寒い、暑いそうしたオフィス環境は小さなストレスがいくつもいくつも積み重なっていきます。
特に注意したいのが、コミュニケーションを円滑に取れているかどうかという点です。
・オフィスと共有スペース
従業員が自由にコミュニケーションを取れる共有スペースは、ヒヤリハットを共有したり、アイデアを出し合って良いものを作り上げたりするために不可欠です。
共有スペースのない、個室やブースのみで構成されたオフィス空間は、従業員を内側にこもらせ、孤立感を植えつけるでしょう。
結果として、ミスを報告するのが遅れたり、共有すべき情報を共有できない事態が常態化したりして、仕事のスピードや新規性が得られにくくなってしまいます。
そのため、オフィスのレイアウトを刷新する際は、小規模でも良いので、共有スペースを設けることをおすすめします。
2．共有スペースを作るメリット
共有スペースの代表例に、カフェタイプの席があります。
カフェタイプの席とは、カフェチェーンや喫茶店で見られる4人掛けや6人掛けのボックス席の通称で、向かい合って座り、仕事ができる席のことを意味します。
オフィスにカフェタイプの席を作るメリットは3つあります。
・コミュニケーションが促進される
向かい合う形の座席は、顔を合わせて仕事をするので、ちょっとした会話がしやすいというメリットがあります。
個別のブースで壁に向かって仕事をするよりも、分からないことや相談したいことを即時共有しながら仕事ができるという点で、安心感も得られるでしょう。
・多目的に使える
カフェタイプの席は、多目的に使えるのもメリットの一つです。
向かい合っているので、会議やプレゼン、グループ作業などをすることもできます。
そして、「一人の作業だけれど気分を変えて集中力を保ちたい」という時にも使用することが可能です。
・リラックス、リフレッシュスペースとして使える
ちょっとコーヒーを飲むように、リフレッシュする休憩スペースとしても利用が可能です。
オフィスレイアウトの関係で、会議室と休憩室の両方を作ることができない場合でも、カフェタイプの共有スペースを作っておけば、柔軟に使用することができるはずです。
3．共有スペースを作るデメリット
万能に思える共有スペースですが、デメリットもあります。
作った後で「使いづらい」とならないように、レイアウトを決める前にしっかりメリット、デメリットを把握しておくと安心でしょう。
・機密性が保てない
共有スペースは、その開放的な構造ゆえにプライバシーに関わる内容や社外秘データを扱った会話ができないのが難点です。
個人席や来客用スペースとの間をパーテーションなどで区切ることはできますが、周囲に情報を漏らさず会話をするのは難しいと考えた方が良いでしょう。
同じ理由から、周囲の騒音や作業音が気になってしまうこともあります。
・大人数で使用できない
カフェタイプの席で共有スペースを構築する場合、多くても6〜8人程度のスペースを確保するのが限界です。
10人以上が収容可能な会議室が必要な場合は、共有スペースをさらに広く取るか、会議室とカフェタイプの共有スペースの2つを作るなど、工夫が必要です。
4．アイデア交換の重要性
社内やチームメンバーがアイデアを交換して一つのプロジェクトをまとめていくプロセスは、企業自体の成長とも深く関わっています。
なぜなら、企業が成長するためには従業員一人だけでは成し遂げられない大人数の関わる仕事が必要であり、大切な仕事はトップダウン、ボトムアップの両方が風通しよく行えて初めて成功するからです。
トップダウンは上位下達で、すなわち企業の上層部が決めたことを下部従業員が行う仕事の仕方です。
ボトムアップは、これとは反対に現場の意見やアイデアを上層部が吸い上げて、現場の意見を元に戦略や業務を組み立てていく仕事の仕方を意味します。
トップダウン、ボトムアップにはそれぞれ長所と短所があり、要所要所で使い分けることで成長戦略を描くことができるようになります。
そのためにはまず、現場の従業員同士が円滑なコミュニケーションを取って、しっかりと上層部に上げられるだけの「意見」や「考え」を構築しなければなりません。
5．社内のコラボレーション促進に役立つ共有スペース例
カフェタイプの席以外にも、チームでの議論を活発化させやすい共有スペースはあります。
例をいくつか挙げました。
オフィスレイアウトを変更したい、社内体制を刷新してチームやグループが活動しやすくしたいというケースの参考になれば幸いです。
・パーテーションを低くする
チームやグループの従業員が多い部署には、低いパーテーションを置くのが効果的です。
個別空間を維持しながらもコミュニケーションが取りやすい雰囲気づくりができるので、ちょっとしたことを共有しながら作業を進めることができるでしょう。
・ガラス張りの部屋を作る
個室を作る場合、ガラス張りにしたり、アクリルパーテーションを利用したりして、室内が可視化された空間を作るのが有効です。
機密性の高いデータを扱うには不都合があるかもしれませんが、風通しの良いオフィスや共有スペースを作りたい場合には奏功するでしょう。
・カフェ風スペースを作る
より自由度の高い意見を交換したい場合には、よりリラックスできる空間を作るのが効果的です。
カフェ席のようなボックス型でなく、2人掛け、4人掛けなどさまざまな利用人数を想定したレイアウトにすれば、より自由度の高い使い方ができるはずです。
・屋外にコミュニケーションスペースを作る
テラスや庭、屋上などを利用できる場合には、屋外にテーブルを置くのも効果的です。
気候の良い時限定ではありますが、オフィスから文字通り飛び出して、奇譚ない意見交換ができるでしょう。
6．まとめ
自由な発想と活発なコミュニケーションは、それを促進するオフィス環境から生み出されるものです。
時にはオフィスの常識や慣例を飛び越えて、チームの活性化について自由にアイデアを練ってみてはいかがでしょうか。
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