能登半島地震で被災された方々に心よりお見舞い申し上げるとともに、犠牲となられた方へお悔やみ申し上げます。
被災地の皆さまの安心安全が確保されること、一日でも早い復旧復興を願っております。
災害はいつどこで発生するか分かりません。
日本は台風、地震それにともなう火災などが多発する災害大国であり、日頃から災害について話し合ったり対策をしたりするのが何よりも重要です。
想像してください。
オフィスにいる時、大規模災害に見舞われたら。
今のオフィス環境は、従業員の安全を守れる環境でしょうか？
災害に対応できるオフィスについて考えてみましょう。
INDEX
1．災害に対応できるオフィスの造りとは
2．BCP（事業継続計画）とオフィス環境
3．オフィスの防災対策を共有しよう
4．まとめ
1．災害に対応できるオフィスの造りとは
災害から従業員を守れるオフィスづくりのポイントは、オフィスが位置する地域や立地、周囲がどのような環境にあるかによってかなり変わってきます。
一般的な防御策を挙げるならば、次のような対策が考えられます。
・パーテーションの転倒防止策を講じる
パーテーションは重量があるので、地震によって転倒すると人が下敷きになって身動きが取れなくなる危険があります。
また、パーテーションが倒れることで避難経路がふさがれる、ドアが開かなくなるといったリスクもあります。
特にL字型やI字型に配置したパーテーションは倒れるおそれが高いので、レイアウトを変更するか、床に固定するなど耐震固定工事をしましょう。
・収納庫に開閉ロックをつける
大きな揺れによって、収納庫に収納されている大量の書類やブックレットが飛び出してくることがあります。
勢いよく飛び出したものに当たって大怪我をするおそれがあるので、ラッチと呼ばれる開閉ロック機能をつけるようにしましょう。
さらに、ロックがかかっていれば、中に保管してある書類などを災害時にも守ることができます。
・飛散防止フィルムの活用
地震で窓ガラスが割れると、割れた瞬間に人が怪我するだけでなく、床に散らばって避難を妨げる凶器になります。
飛散防止フィルムの貼付工事を行い、ガラスが揺れで割れてしまっても飛散しないよう対策しましょう
2．BCP（事業継続計画）とオフィス環境
こうしたオフィス環境の見直しは、BCPの一環と位置づけて行うと予算や目標が明確になりやすいためおすすめです。
・BCPとは
BCPは「事業継続計画」と訳します。
Business Continuity Planの頭文字をとったもので、会社が緊急時にも最小の被害で事業を継続していけるよう事前の準備や対策をしておくこと、その計画を意味します。
BCPは、以前からビジネス用語として存在していましたが、コロナ禍で一般的に聞かれるようになりました。
現在では、大規模災害や大雪警報、台風接近など異常気象の頻発に備えるため、重要視されています。
・BCPをベースとしたオフィス環境
BCP策定にあたっては、緊急事態に会社がどのように行動するかという基本的な方針を、まず決定する必要があります。
従業員の安否確認もとれないような非常事態に陥った時、会社のどの部署が安否確認を行うのか、指揮する人間は誰か、その人間と連絡がとれない時はどうしたら良いかなど「もしもの時」を想定しながら物事を決定していきます。
オフィス環境は、BCPにおいて、「オフィスが避難所として機能する可能性」や「停電や断水などは継続しているが社会としての活動が復活しつつある時に出社する場合」などを想定して必要な事柄を決定していく必要があります。
BCPの策定に応じて、オフィスが位置する周囲のハザードマップを確認する場合もあるでしょう。
また、非常用電源の確保など、ビル全体の防災対策がどのように定められているかをチェックする必要もあります。
平穏な時にもしものケースを想像するのは困難な作業ですが、さまざまな状況を想定しておくことで会社としての事業継続は容易になり、従業員の安全や社会的責任を果たすことにもつながっていきます。
3．オフィスの防災対策を共有しよう
BCPの観点において防災対策を施す時、重要なことに「共有」があります。
オフィスのオーナーや担当部署だけが安全対策について把握しているだけでは不十分と言えるでしょう。
従業員全員が防災対策について知ることで、もしもの時も迅速かつ的確な行動ができるはずです。
オフィスの防災対策には、次のようなものがあります。
・避難訓練の実施
ビル全体で救命講習や避難訓練を行う場合もあるかもしれませんが、その時にオフィス内でも避難訓練を行うと良いでしょう。
窓ガラスや収納庫、パーテーションなどがどこにあり、どれが破損や転倒のリスクを抱えているのかをチェックして、対策を話し合うためにも訓練は有益です。
・備蓄品の定期チェック
ヘルメットや非常食、簡易トイレ、懐中電灯、充電器、ラジオといった防災用品はオフィスに人数分、備えておくと安心です。
従業員が帰宅難民になった場合も、数日分の備えがあれば無理せずそこで救助を待つことができるでしょう。
食料は長期保存の効くパンの缶詰や加熱する必要のないパウチ、羊羹などがおすすめですが、いつの間にか期限切れとならないように、定期的なチェックが必要です。
・データのバックアップ体制の構築
会社が存続するにあたり、重要なのがデータのバックアップ体制を整えておくことです。
具体的には、停電が続いても別の場所からアクセスできるようなクラウドシステムと契約する、重要書類は外部に倉庫や金庫を借りて分散させるといった媒体に応じた対策が必要です。
・拠点分散やテレワークの導入
災害の被害が長期化した場合、オフィスの立地によっては出社できない状態が長く続く可能性もあります。
オフィスに出社できなくても仕事が続けられるようなシステムを構築しておけば、復旧を待たずに動き出すことができるでしょう。
サテライトオフィスやレンタルオフィスとの法人契約といった、「拠点を分散させる」方法と、在宅ワークのためのタブレット端末やPC、ネットワークなどを整備する「テレワーク対策強化」のふたつの側面を備えておくのがおすすめです。
・レイアウトの再考
転倒しやすいI字やL字にパーテーションが設置されている、ガラスの飛散防止対策や収納庫のロック機能がついていないといったオフィスは、レイアウトを再考するのがもっとも効果的な防災対策になり得ます。
これらは固定工事をすれば災害に強いオフィスとして生まれ変われますが、BCPの一環としてレイアウト変更を計画するのも良いでしょう。
何年もなんとなく同じオフィスレイアウトで仕事をしてきた、という会社の場合、防災を着眼点のひとつとしてレイアウト変更を行うことで、普段の業務効率を改善できる可能性もあります。
4．まとめ：什器や環境を凶器に変えないオフィスづくりを
防災対策をしていないオフィスは、パーテーションが倒れたりガラスが割れたりなど、これまで普通に使用してきたものが突如凶器に変わってしまう危険なオフィスになり得ます。
災害では対応の遅れや誤りが人災に発展することも多く、「あの時こうしておけばよかった」という後悔は誰の命や安全も保証してくれません。
いつ起こるか分からない災害に備えて、安心して働けるオフィスについて常に考えておきましょう。
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