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2018/11/05コラム

オフィス移転の案内状を出すタイミングとポイントは?

オフィス移転は引越しやインフラを整えるだけではありません。取引先・顧客などの関係者への案内は必須。取引先には手間や作業をお願いすることでもありますから移転前に出しましょう。

今回はオフィス移転の案内状についてです。
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オフィス移転の案内状のタイミングは?

オフィス移転の案内状に決まったタイミングはありませんが、場所と移転日が決まったらすぐにお知らせしましょう。
相手には遅くとも移転1ヵ月前から3週間前に届くようにするとリスクが少ないです。
ギリギリのタイミングになると、書類や荷物が前のオフィスに届いてしまう可能性もあります。
送り先のピックアップと文書、デザインなどは早めに確定させて準備しておきましょう。印刷所へお願いする場合は特に早めの準備と入稿を心がけてくださいね。
また、コーポレートサイトなどでのお知らせも早めに行いましょう。

 

案内状に記載することは?

・挨拶の文書
・移転先住所
・移転先オフィスでの営業開始日
・電話番号
・アクセス

 

案内の方法は【はがき・封書】【メール】【FAX】

 

▼はがき・封書

最も多いのがはがき・封書です。
特に取引が長かったり、親しい取引先には紙での案内が一般的とされています。
先方にはがき・封書が届いたタイミングで電話やメールで挨拶するのがベターです。

 

▼メール

近年はメールでの案内も多いです。
送った後、電話で挨拶するとメールでも丁寧な印象を与えられ、より確実に案内ができます。

 

▼FAX

メール同様、送った後に電話で挨拶をすると確実です。

 

会社単位では封書・はがきで送り、経理や総務の方などには個人宛にメールをするなども丁寧です。形式や案内すること自体が大切ではなく、確実に相手へ伝えることが目的です。また、日頃なかなか伝えられない感謝の気持ちを届ける機会でもあります。気遣いを忘れずにひとつひとつ丁寧に行いましょう。
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オフィス移転をお考えならサン・プランナーにおまかせください。
オフィス移転案内状のはがき・風証のご提案も承っており、大変なオフィス移転をトータルでサポートし、お客様の手間や時間の削減をお手伝いします。

株式会社サン・プランナー 052-219-4545

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